Datenschutzerklärung

Je nachdem, wie Sie mit Addin interagieren, können wir folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten: a) Konto- und Identifikationsdaten vollständiger Name; geschäftliche E-Mail-Adresse; Anmeldedaten oder Authentifizierungskennungen; Name des Unternehmens / der Organisation; Berufsbezeichnung oder Rolle; Land und Spracheinstellungen. b) Abonnement- und Abrechnungsdaten Abonnementtarif; Anzahl der Plätze / Nutzer; Rechnungsdaten; zahlungsbezogene Metadaten; Transaktionshistorie; Umsatzsteuer- / Steuerdaten, sofern anwendbar. Hinweis: Wenn Zahlungen von einem Drittanbieter verarbeitet werden, speichern wir in der Regel keine vollständigen Zahlungskartendaten selbst, können jedoch begrenzte Transaktionsbestätigungen und Abrechnungsmetadaten erhalten. c) Dokument- und Inhaltsdaten Wenn Sie das Addin-Word-Add-in oder zugehörige Dienste nutzen, können wir Folgendes verarbeiten: Dokumentinhalte, die zur Prüfung oder Analyse eingereicht werden; Textfragmente, Klauseln, Kommentare, Prompts und Fragen, die in KI-Chat- oder Analysefelder eingegeben werden; generierte Ausgaben wie Zusammenfassungen, Klauselvorschläge, Risikohinweise, Antworten, Empfehlungen oder Berichte; Metadaten zu hochgeladenen, geöffneten oder verarbeiteten Dateien. Diese Inhalte können personenbezogene Daten enthalten, die von Ihnen oder Ihrer Organisation in die betreffenden Dokumente aufgenommen wurden. d) Technische und Nutzungsdaten IP-Adresse; Browsertyp und -version; Geräte- oder Systeminformationen; Betriebssystem; Word-Add-in- oder Anwendungsversion; Absturzprotokolle und Diagnosen; Nutzungsereignisse, Funktionsinteraktionen und Produkttelemetrie; Zeitstempel und Sitzungsdaten. e) Kommunikationsdaten Nachrichten, die Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular senden; Supportanfragen; Feedback; Anrufnotizen oder Meetingnotizen, sofern anwendbar. f) Organisations- und Teamverwaltungsdaten Für Team-, Professional- oder Enterprise-Konten können wir außerdem Folgendes verarbeiten: Organisationskennungen; Workspace-Informationen; Informationen zur Platzzuweisung; Administratorhandlungen; Nutzerrollen und Berechtigungen; Audit- oder Aktivitätsprotokolle, die für Kontoverwaltung und Sicherheit erforderlich sind.

Wir erheben personenbezogene Daten: direkt von Ihnen, wenn Sie ein Konto erstellen, uns kontaktieren, eine Demo anfragen, eine kostenlose Testphase starten, ein Abonnement abschließen oder unsere Dienste nutzen; von Ihrer Organisation oder Ihrem Kontoadministrator, wenn Ihr Arbeitgeber oder Team Zugriff auf Addin bereitstellt; automatisch über Cookies, Protokolle, Analysetools, Produkttelemetrie und Sicherheitssysteme; von integrierten Dienstleistern wie Authentifizierungs-, Abrechnungs-, Support-, Hosting- oder Analysepartnern; aus Dokumenten und Prompts, die über das Word-Add-in oder zugehörige Schnittstellen eingereicht werden.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine gültige Rechtsgrundlage nach DSGVO und anwendbarem Recht besteht. a) Vertragserfüllung Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies erforderlich ist, um: Nutzerkonten zu erstellen und zu verwalten; die Addin-Website, das Word-Add-in und zugehörige Dienste bereitzustellen; Vertragsanalysen, Zusammenfassungen, Klauselvorschläge und KI-Chat-Funktionalität zu ermöglichen; Abonnements, Platzzuweisungen, kostenlose Testphasen und Enterprise-Dienste zu verwalten; Kundensupport bereitzustellen und Serviceanfragen zu beantworten. b) Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen Wir können personenbezogene Daten verarbeiten, um: Rechnungen auszustellen und Buchhaltungsunterlagen zu führen; steuerliche, gesellschaftsrechtliche, verbraucherschutzrechtliche oder regulatorische Pflichten zu erfüllen; rechtmäßige Anfragen von Behörden zu beantworten; gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnungen zu führen. c) Berechtigte Interessen Soweit angemessen, verarbeiten wir personenbezogene Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, darunter: Sicherung unserer Systeme, Dienste und Nutzer; Verhinderung von Betrug, Missbrauch und unbefugtem Zugriff; Überwachung der Dienstleistung und Diagnose technischer Probleme; Verbesserung von Produktfunktionalität, Nutzererfahrung und Supportqualität; interne Berichterstattung und Geschäftsbetrieb; Verwaltung von Enterprise-Beziehungen und Service-Governance. Wenn wir uns auf berechtigte Interessen stützen, prüfen wir, dass unsere Interessen nicht durch Ihre Grundrechte und Freiheiten überlagert werden. d) Einwilligung Soweit gesetzlich erforderlich, stützen wir uns auf Ihre Einwilligung für: nicht notwendige Cookies oder ähnliche Technologien; Marketingkommunikation; andere Verarbeitungstätigkeiten, für die eine Einwilligung gesetzlich erforderlich ist. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Addin ist darauf ausgelegt, Verträge und andere rechtliche oder geschäftliche Dokumente zu analysieren. Daher können in das Produkt eingegebene Daten personenbezogene Daten von Nutzern, Vertragsparteien, Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten oder anderen im Dokument genannten Personen enthalten. Wenn Nutzer Dokumentinhalte zur Analyse einreichen, verarbeiten wir diese Inhalte ausschließlich zum Zweck der Erbringung des angeforderten Dienstes, der Verbesserung der Sicherheit und der Aufrechterhaltung der Plattformfunktionalität, vorbehaltlich der geltenden Vertragsbedingungen und technischen Konfiguration. Wenn ein Kunde Addin innerhalb einer Organisation nutzt, kann der Kunde oder Arbeitgeber als Verantwortlicher für die hochgeladenen Dokumentinhalte handeln, während wir in seinem Auftrag als Auftragsverarbeiter tätig sein können. In Enterprise-Umgebungen sollte die genaue Zuordnung der DSGVO-Rollen im anwendbaren Vertrag und, sofern erforderlich, in einer Datenverarbeitungsvereinbarung festgelegt werden. Kunden müssen sicherstellen, dass sie über eine geeignete Rechtsgrundlage für die Übermittlung von Dokumenten und personenbezogenen Daten an den Dienst verfügen.

Addin nutzt künstliche Intelligenz und automatisierte Systeme, um Dokumente zu prüfen, Zusammenfassungen zu erstellen, Risiken hervorzuheben, Klauseln vorzuschlagen und Nutzerfragen zu beantworten. Diese Ausgaben sollen professionelle Prüfung und Entscheidungsfindung unterstützen. Sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart, trifft Addin keine rechtlich verbindlichen Entscheidungen in Ihrem Namen. Nutzer bleiben dafür verantwortlich, Ausgaben zu prüfen und professionelles Ermessen auszuüben, bevor sie sich darauf verlassen. Falls eine Verarbeitung als automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Artikel 22 DSGVO einzustufen ist, setzen wir die nach anwendbarem Recht erforderlichen Schutzmaßnahmen um.

Wir können personenbezogene Daten offenlegen an: Hosting- und Cloud-Infrastrukturanbieter; Authentifizierungs- und Identitätsanbieter; Zahlungsdienstleister; E-Mail- und Kommunikationsanbieter; Kundensupport- und CRM-Anbieter; Analyse-, Monitoring- und Sicherheitsanbieter; professionelle Berater, Prüfer und Rechtsbeistände; öffentliche Behörden, Regulierungsstellen oder Gerichte, soweit gesetzlich erforderlich; verbundene Unternehmen innerhalb unserer Gruppe, soweit dies für interne Verwaltung und Dienstleistungserbringung erforderlich ist. Alle Offenlegungen sind auf das für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke Erforderliche beschränkt und unterliegen, soweit erforderlich, angemessenen vertraglichen Schutzmaßnahmen.

Wir können personenbezogene Daten in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten oder Zugriff darauf ermöglichen, zum Beispiel wenn bestimmte Dienstleister oder Infrastrukturpartner international tätig sind. Wenn personenbezogene Daten außerhalb des EWR übermittelt werden, stellen wir sicher, dass angemessene Schutzmaßnahmen gemäß DSGVO umgesetzt werden, darunter: Angemessenheitsbeschlüsse; von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln; ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen, soweit erforderlich. Sie können zusätzliche Informationen zu den relevanten Schutzmaßnahmen anfordern, indem Sie uns kontaktieren.

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, einschließlich der Erfüllung rechtlicher, buchhalterischer, steuerlicher, vertraglicher und sicherheitsbezogener Verpflichtungen. Aufbewahrungsfristen können je nach Datenkategorie variieren, darunter: Kontodaten: für die Dauer des Kontos und einen angemessenen Zeitraum danach; Abrechnungs- und Rechnungsdaten: für den nach anwendbarem Buchhaltungs- und Steuerrecht erforderlichen Zeitraum; Supportkommunikation: so lange, wie es zur Lösung des Anliegens und zur Führung einer prüfbaren Supporthistorie erforderlich ist; Nutzungs- und Sicherheitsprotokolle: für einen begrenzten Zeitraum, der für Sicherheit, Diagnose und Betrugsprävention erforderlich ist; Dokumentinhalte: gemäß Produktkonfiguration, Kundenvertrag, Enterprise-Umgebung und den zum Zeitpunkt der Verarbeitung geltenden technischen Aufbewahrungseinstellungen. Wenn Sie genaue Aufbewahrungsinformationen für ein bestimmtes Bereitstellungsmodell benötigen, kontaktieren Sie uns bitte.

Unsere Website kann Cookies und ähnliche Technologien verwenden für: wesentliche Website-Funktionalität; Authentifizierung und Sicherheit; Analyse und Leistungsmessung; Speicherung von Präferenzen; Verbesserung der Nutzererfahrung. Soweit gesetzlich erforderlich, bitten wir vor dem Setzen nicht notwendiger Cookies um Ihre Einwilligung. Weitere Informationen sollten in einer separaten Cookie-Richtlinie oder einem Cookie-Hinweis bereitgestellt werden.

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor zufälliger oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Solche Maßnahmen können, soweit angemessen, umfassen: Zugriffskontrollen und rollenbasierte Berechtigungen; Verschlüsselung bei der Übertragung und, soweit anwendbar, im Ruhezustand; Protokollierung und Monitoring; Trennung von Umgebungen; Schwachstellenmanagement; vertragliche Vertraulichkeitspflichten; Sensibilisierung des Personals und Zugriffsbeschränkung nach dem Need-to-know-Prinzip. Kein System kann als vollständig sicher garantiert werden, aber wir ergreifen angemessene Maßnahmen entsprechend den bestehenden Risiken.

Vorbehaltlich anwendbaren Rechts haben Sie folgende Rechte: Recht auf Auskunft; Recht auf Berichtigung; Recht auf Löschung; Recht auf Einschränkung der Verarbeitung; Recht auf Datenübertragbarkeit; Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen; Recht, keiner ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, soweit anwendbar; Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung beruht; Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzulegen. Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter contact@addin.ro oder unter der oben angegebenen Postanschrift. Wir können angemessene Informationen anfordern, um Ihre Identität zu überprüfen, bevor wir auf Ihre Anfrage antworten.

Wenn Sie Addin über Ihren Arbeitgeber, Ihre Kanzlei, Ihr Unternehmen oder eine andere Organisation nutzen: kann Ihre Organisation für bestimmte über den Dienst verarbeitete personenbezogene Daten der primäre Verantwortliche sein; kann Ihr Kontoadministrator Zugriff auf Workspace-Informationen, Nutzungsverwaltungsdaten und bestimmte kontoübergreifende Datensätze haben; können separate vertragliche Bedingungen, Enterprise-Datenschutzbedingungen oder eine Datenverarbeitungsvereinbarung gelten. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Organisation oder Addin der richtige Ansprechpartner für Ihre Anfrage ist, können Sie entweder Ihren Administrator oder uns kontaktieren; wir leiten Ihre Anfrage entsprechend weiter.

Addin ist für professionelle und geschäftliche Nutzung bestimmt und richtet sich nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern über unsere Dienste.

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen des Rechts, unserer Dienste, unserer technischen Infrastruktur oder unserer Datenverarbeitungspraktiken widerzuspiegeln. Wenn wir wesentliche Änderungen vornehmen, veröffentlichen wir die aktualisierte Version auf unserer Website und informieren Nutzer gegebenenfalls über die Website, per E-Mail oder über die Produktoberfläche.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenverarbeitungspraktiken kontaktieren Sie bitte: Protecht Web S.R.L. / Prothecht / Addin E-Mail: contact@addin.ro Adresse: Drumul Padurea Pustnicu 143H, Sektor 1, Bukarest, Rumänien Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen. In Rumänien ist dies die Nationale Aufsichtsbehörde für die Verarbeitung personenbezogener Daten (ANSPDCP).